Prohlášení o ochraně osobních údajů

Oblast působnosti

Hyva Group se usilovně snaží chránit vaše osobní údaje. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje, jak Hyva Group shromažďuje osobní údaje o našich (potenciálních) uchazečích o zaměstnání, k čemu se tyto informace používají a s kým je Hyva Group sdílí. Rovněž stanoví vaše práva týkající se těchto údajů, a na koho se obrátit, pokud chcete získat více informací nebo máte nějaký dotaz.

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se vztahuje pouze na osobní údaje uchazečů o zaměstnání, potenciálních kandidátů, stážistů nebo dodavatelů. Nevztahuje se na naše stávající zaměstnance, dodavatele nebo zákazníky ani na osobní údaje, které společnost Hyva shromažďuje pro jiné účely.

Kdo rozhoduje o tom, co se stane s vašimi údaji?

Výrazem „Hyva Group“ se rozumí Hyva Holding B.V. a její dceřiné společnosti.  Pro účely obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) se „správcem“ vašich osobních údajů rozumí společnost v rámci skupiny Hyva Group, s níž jednáte nebo s níž byly vaše údaje sdíleny.  „Správce“ je společnost, která rozhoduje, proč a jak se vaše osobní údaje zpracovávají.

Výrazy „my“, „naše“ nebo „nás“ se v tomto prohlášení o ochraně osobních údajů rozumí konkrétní společnost v rámci skupiny Hyva Group, která je správcem vašich osobních údajů, není-li výslovně uvedeno jinak.

Obraťte se na nás

Budete-li mít nějaké dotazy nebo stížnosti týkající se způsobu zpracování vašich osobních údajů, nebo byste chtěli uplatnit některé ze svých práv uvedených níže, kontaktujte nás některým z těchto způsobů:

e-mailem: privacy@hyva.com

Poštovní adresa: K rukám: GDPR Process Owner

Hyva Holding B.V.

Antonie van Leeuwenhoekweg 37

2408 AK Alphen aan den Rijn,

Nizozemsko

Jaké údaje o vás shromažďujeme?

Typy osobních údajů, které společnost Hyva shromažďuje a způsoby, jakým zpracovává informace, závisí na požadavcích země, ve které se ucházíte o pozici, nikoliv na místě vašeho bydliště.

Obvykle se jedná o následující typy údajů:

·        Jméno a příjmení

·        Pohlaví

·        Datum a místo narození

·        Adresa

·        Kontaktní údaje

·        IP adresa

·        Informace o vzdělání a předchozí kariéře

·        Úspěchy

·        Další osobní údaje, které jste dobrovolně poskytli. Například vytvořením profilu na této webové stránce, v korespondenci nebo telefonicky.

·        Podrobnosti o lokaci

·        Informace o vašich aktivitách na našich webových stránkách

·        Internetový prohlížeč a typ zařízení

Speciální a/nebo citlivé osobní údaje

K citlivým osobním údajům patří etnický původ, zdravotní stav, členství v odborových organizacích, náboženské přesvědčení, sexuální orientace, stejně jako jiné, zákonem stanovené kategorie. Tyto údaje o uchazeči neshromažďujeme, pokud to nevyžaduje nebo nepovolí příslušné zákony (např. pro sledování rovných příležitostí).

Za účelem posouzení schopnosti k výkonu činnosti může být součástí náborového řízení lékařská prohlídka nebo posouzení lékařem před nástupem do zaměstnání. Tento proces provádí registrovaný lékař nebo podnikový lékař. Společnost Hyva bude informována o tom, jak výsledky lékařské prohlídky souvisí s požadavky k dané pozici.

U některých pozic můžeme být také povinni prověřit rejstřík trestů a provést další kontroly vyžadované zákonem, abychom zhodnotily vhodnost uchazeče k výkonu dané pozice.

Naší zásadou je shromažďovat pouze údaje, které jsou nezbytné ke splnění našeho úkolu nebo vyřešení vašeho požadavku.

Jak o vás shromažďujeme údaje?

Osobní údaje získáváme jako součást on-line žádosti a/nebo prostřednictvím jiných míst (např. prostřednictvím profesionálních náborových firem, vašich referencí, od předchozích zaměstnavatelů, zaměstnanců společnosti Hyva, s nimiž jste absolvovali pohovor, v souladu s platnými právními předpisy.

Jak údaje o vás používáme?

Když nám poskytnete osobní údaje, můžeme je použít k jakémukoli účelu uvedenému v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů uchazečů nebo, jak je uvedeno při shromáždění údajů (nebo jak je zřejmé z kontextu shromáždění údajů), můžeme:

najít a vyhodnotit kandidáty na danou pozici, stejně jako pro budoucí pozice, které mohou být volné;

·        uchovat záznamy o náboru a povýšení;

·        zajistit soulad s právními předpisy, včetně požadavků a postupů týkajících se rozmanitosti a začlenění;

·        provést kontrolu rejstříku trestů podle platných právních předpisů;

·        chránit naše zákonná práva v rozsahu, které nám umožňuje nebo povoluje zákon; nebo

·        využít je v mimořádných situacích, kdy může být ohroženo zdraví nebo bezpečnost osoby nebo více osob.

Můžeme také analyzovat vaše osobní údaje nebo celkové/pseudonymizované údaje, abychom zlepšili náš náborový proces a schopnost přilákat kandidáty, kteří uspějí.

Při zpracovávání vašich osobních údajů se opíráme o některé z těchto podmínek:

·        pokud je požadováno, abychom s vámi uzavřeli pracovní smlouvu nebo podobnou smlouvu, nebo abyste podnikli kroky na základě vaší žádosti před uzavřením smlouvy;

·        pokud jste nám poskytl/a souhlas ke zpracování vašich osobních údajů za příslušným účelem;

·        naše legitimní zájmy na tom, abychom vám efektivně poskytovali informace, a na efektivním a zákonném provozu našich podniků (za předpokladu, že tyto zájmy nejsou v rozporu s vašimi právy), zejména pro tyto účely:

o   ke korespondenci a komunikaci s vámi;

o   abychom lépe porozuměli vám a návštěvníkům tohoto webu;

o   abychom mohli spravovat naše webové stránky za účelem interních operací včetně odstraňování problémů, testování a pro statistické účely;

o   ke zlepšení účinnosti, přesnosti a další vylepšení našich databází a systémů (například kombinací systémů či konsolidací záznamů, které o vás my nebo naše skupina společností vedeme);

o   k předcházení podvodům a jiné trestné činnosti;

o   pro zabezpečení sítí a informací, abychom mohli přijmout opatření k ochraně vašich údajů před ztrátou či poškozením, krádeží nebo neoprávněným přístupem;

o   k vyhovění vašemu požadavku souvisejícímu s uplatněním vašich práv (například, když nás požádáte o to, abychom vás nekontaktovali pro marketingové účely, povedeme o této žádosti záznam, abychom ji mohli dodržet);

o   vymáhání nebo ochrana našich smluvních či jiných zákonných práv nebo podání žaloby či obhajoba v rámci soudního řízení;

o   obecná správa, včetně řízení vašich dotazů, stížností nebo reklamací a zasílání servisních sdělení.

o   ke splnění zákonných povinností, které se na nás vztahují.

Zabezpečení osobních údajů

Provádíme obecně uznávané normy týkající se technologického a provozního zabezpečení, abychom chránili informace, na základě nichž lze určit totožnost dané osoby, před ztrátou, zneužitím, pozměněním nebo zničením. Přístup k vašim osobním údajům je poskytován pouze oprávněným osobám na základě potřeby.  Tyto osoby souhlasily s tím, že zachovají důvěrnost uvedených informací.

Cookies

Přečtěte si naše Zásady týkající se souborů cookie.

Místa zpracování

Vzhledem k tomu, že Hyva Group je globální organizací se subjekty po celém světě, vaše osobní údaje mohou být přístupné osobám zajišťujícím nábor pracovníků a vstupní pohovory a pracujícím v různých zemích v rámci společnosti Hyva. Osoby vykonávající administrativní činnosti a pracovníci IT v rámci společnosti Hyva mohou mít pro vykonání své práce také omezený přístup k vašim osobním údajům.

Seznam zemí, v nichž sídlí subjekty skupiny Hyva Group, najdete na našich webových stránkách. Jedná se o země mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) a země, které nemají zákony, které stanoví zvláštní ochranu osobních údajů. V takových případech jsme zavedli právní mechanismy navržené tak, aby zajistily nejlepší ochranu vašich osobních údajů.

Zejména bychom vás chtěli upozornit, že vaše osobní údaje budou sdíleny s Greenhouse Software, Inc., poskytovatelem cloudových služeb se sídlem ve Spojených státech amerických. Vaše osobní údaje tedy budou přeposlány do Spojených států poté, co je poskytnete prostřednictvím této stránky. Společnost Greenhouse splňuje požadavky EU-U.S. Rámec štítu Švýcarsko-USA na ochranu soukromí Rámec štítu na ochranu soukromí Další informace si můžete přečíst v zásadách ochrany osobních údajů společnosti Greenhouse zde

Poskytovatelé služeb třetích stran

Sdílíme vaše osobní údaje s různými třetími stranami, pokud je to nezbytné pro plnění smlouvy a dodržování zákonných povinností. Mezi tyto strany patří banky, pojišťovny, účetní subjekty, konzultanti a subdodavatelé. K poskytování náborového softwarového systému využíváme poskytovatele služeb třetích stran, včetně Greenhouse Software, Inc. Vaše osobní údaje sdílíme dále s dalšími poskytovateli služeb třetích stran, které nám mohou pomoci při náboru talentů, při správě a vyhodnocování screeningu a testování uchazečů před vstupem do zaměstnání a při zlepšování náborových postupů.

Kromě toho můžeme v případě reorganizace, sloučení, prodeje, společného podniku, postoupení nebo jiného přenesení či rozdělení celé nebo části naší firmy osobní údaje zveřejnit nebo převést.

Jak předáváme a uchováváme údaje o vás?

Uchováváme procesy, které zajistí, že jakýkoli přenos nebo zpracování osobních údajů v rámci Hyva Group nebo třetími poskytovateli služeb je v souladu s tímto prohlášením o ochraně osobních údajů podepsaným při náboru a chrání důvěrnost, dostupnost a integritu vašich osobních údajů.

Pokud shromažďujeme vaše osobní údaje v EHP, předáme je do zemí mimo EHP pouze v těchto případech:

·        pokud se příjemce nachází v zemi (nebo ve specifikovaném sektoru země – například organizace podle štítu EU-USA na ochranu soukromí), kterou Evropská komise uznává jako zemi zajišťující dostatečnou úroveň ochrany osobních údajů

·        podle standardních doložek o ochraně údajů přijatých Evropskou komisí nebo jiných záruk splňujících požadavky obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů pro předávání osobních údajů do zemí mimo EHP.

K uchovávání vašich údajů můžeme využívat cloudové aplikace. Vaše osobní údaje může našim jménem zpracovávat jiný poskytovatel služeb a mohly by být uchovávány na různých místech na světě. Pokud využíváme externí poskytovatele služeb, máme s nimi uzavřené smlouvy, které vyžadují, aby zajistili bezpečnost vašich údajů a používali je výhradně podle našich specifických pokynů.

Jak dlouho budeme údaje o vás uchovávat?

Jste-li zaměstnáni námi, všechny důležité osobní údaje shromážděné během vašeho období před nástupem do zaměstnání se stanou součástí vašeho osobního záznamu a budou uchovávány v souladu s místními požadavky. Pokud vás nezaměstnáme, smažeme vaše údaje do 6 měsíců po ukončení přijímacího řízení, pokud si nepřejeme uchovat vaše osobní údaje, abychom vás zvážili pro budoucí pracovní příležitosti. V takovém případě vás požádáme o souhlas, a to buď před vaší oficiální žádostí o pracovní místo nebo poté.

Ve všech případech mohou být osobní údaje uchovávány po a) delší dobu, pokud k tomu bude existovat právní nebo zákonný důvod (pokud právní nebo zákonný důvod pomine, údaje budou odstraněny) nebo b) kratší dobu, kdy osoba zpochybní zpracování svých osobních údajů a jejich další uchování již nebude zákonné.

Jaká máte v souvislosti se svými údaji práva?

Místní právní předpisy vám mohou přiznávat určitá práva týkající se vašich osobních údajů, které uchováváme. Můžete mít konkrétně tato práva:

·        požádat o potvrzení, zda zpracováváme nějaké vaše osobní údaje, a kopii vašich osobních údajů, které uchováváme,

·        požádat, abychom aktualizovali vaše osobní údaje, které uchováváme, nebo opravili osobní údaje, které jsou podle vás nesprávné či neúplné,

·        požádat, abychom smazali vaše osobní údaje, které uchováváme, nebo omezili způsob používání těchto osobních údajů,

·        vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů,

·        kdykoli odvolat souhlas se zpracováním vašich osobních údajů (v rozsahu, v jakém je zpracování založeno na souhlasu, a je-li souhlas jediným přípustným základem pro zpracování údajů),

·        požádat nás, abychom vám poskytli kopii uvedených údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (je-li zpracování založeno na vašem souhlasu nebo nezbytné v souvislosti s vaší smlouvou).

Budete-li chtít uvedená práva uplatnit nebo zjistit, zda se na vás vztahují, zašlete nám e-mail na adresu privacy@hyva.com.

Odhlášení odběru

Chcete-li odhlásit odběr marketingových sdělení, k jejichž odběru jste se přihlásili (například seznamy adres nebo registrace), měli byste vyhledat pokyny v příslušných sekcích digitálních platforem nebo v příslušném sdělení, které jste obdrželi, a postupovat podle nich.  Jestliže od nás již nechcete dostávat e-maily nebo marketingová sdělení, můžete nás kdykoli kontaktovat na adrese privacy@hyva.com a požádat, abychom vám již nic neposílali. 

Odkazy třetích stran

Tato webová stránka vás může odkázat na webové stránky, aplikace a platformy sociálních médií třetích stran, nad nimiž nemá Hyva žádnou kontrolu a které se neřídí zásadami ochrany osobních údajů společnosti Hyva. Jste-li přesměrováni na platformy třetích stran, přestávají zásady ochrany osobních údajů platit. Doporučujeme vám, abyste si přečetli zásady ochrany osobních údajů třetí strany, než poskytnete své osobní údaje.

Právo na stížnost

Jste-li znepokojeni způsobem, jakým zpracováváme vaše osobní údaje, máte právo podat stížnost vlastníkovi procesu GDPR nebo místnímu regulačnímu orgánu ochrany údajů. Podrobnější informace najdete na webových stránkách daného regulačního orgánu.  Můžete se obrátit na našeho vlastníka procesu GDPR, který vám pomůže regulační orgán určit.  Vezměte na vědomí, že regulační orgán může doporučit, aby se podnikly kroky k vyřešení záležitosti na straně Hyva Group, než se zapojí regulační orgán samotný.

Zvláštní ustanovení týkající se používání prediktivního indexu

Co je prediktivní index?

Prediktivní index (PI) je online nástroj pro hodnocení chování pro posouzení před a po přijetí a programy týmové práce. Zahrnuje předběžný dotazník s volným výběrem, který hodnotí motivace a potřeby člověka.

Proč to potřebujeme? Jak použijeme tyto výsledky?

V rámci náborového procesu se PI používá jako nástroj ke zjištění přirozených potřeb, tendencí a chování žadatelů. Tyto informace usnadňují dobré porovnání kandidátů a umístění v týmu.

Výsledky posouzení PI jsou považovány za částečný, ale nikoli jediný nebo rozhodující vstup pro rozhodnutí o přijetí.

Jaké osobní údaje ukládáme v nástroji PI?

Kromě základních osobních údajů (jméno, příjmení, e-mailová adresa, jazykové preference) bude systém obsahovat odpovědi na standardní hodnotící otázky a výsledný profil osob provádějících hodnocení. 

Kde jsou vaše údaje uloženy?

Hodnotící údaje PI bude PI ukládat na cloudových serverech PI v USA. Mohou být také převedeny do jiných zemí, kde se nacházejí interní klienti PI nebo Hyva. V rámci procesu registrace k hodnocení PI bude respondent požádán o souhlas s převodem vašich informací mimo svou domovskou zemi a s jejich zpracováním v rámci Spojených států nebo jiných zemí pro uvedené účely.

Kdo získá přístup k výsledkům?

Výsledky hodnocení jsou sdíleny s manažerem najímání a jsou přístupné globálnímu a regionálnímu týmu lidských zdrojů. Pokud existuje obchodní potřeba, globální nebo regionální tým pro lidské zdroje sdílí výsledky hodnocení s místní osobou odpovědnou za lidské zdroje. Je-li to relevantní nebo vyžaduje-li to respondent, bude hodnocení sdíleno také se žadatelem nebo zaměstnancem.

Kdo provozuje PI a jak nakládají s mými osobními údaji?

PI je produkt americké společnosti Predictive Index, LLC, prostřednictvím následující webové platformy. Máte-li dotazy, jak PI zpracovává osobní údaje respondentů, prostudujte si zásady ochrany osobních údajů na adrese.

Změny tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů můžeme kdykoli aktualizovat zveřejněním aktualizované verze. Nové pozměněné nebo upravené prohlášení o ochraně osobních údajů se použije od uvedeného data revize. Doporučujeme proto, abyste pravidelně kontrolovali toto Prohlášení o ochraně osobních údajů, a byli tak informováni o tom, jak vaše údaje chráníme.

 

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů bylo naposledy pozměněno 8. října 2019.